SharePoint vagy Excel?
Legtöbb szervezetben vannak adatok, amelyeket több felhasználó frissít vagy használ fel rendszeresen. Ezeket az adatokat sok esetben egy Excel fájlban tárolják. Sajnos még nagyobb vállalatok esetében is előfordul, hogy az Excel adatbáziskézelőként használják, habár ennél vannak erre a célra sokkal alkalmasabb eszközök.
Az Excel egy táblázatkezelő program, fő funkció az adatokon számítások végzése, diagramok és kimutatások készítése. A bevitel közvetlenül a táblázatokban lévő cellákba írhatóak be. Az Excel támogatja a bevitt adatok ellenőrzését, illetve legördülő menük használatát.
A SharePoint lista az adatokat strukturáltan tároló megoldás, amelyek gyakorlatilag egy táblázathoz vagy adatbázishoz hasonlít. A tárolt adatok típussal rendelkeznek: lehetnek: szám, szöveg, dátum/idő, logikai (igaz/hamis) adat. A bevitel alapértelmezetten űrlapon keresztül történik, az adatok ellenőrzése és a bevitel könnyítésére több lehetőség áll rendelkezésre mint az Excelben.
Miért javasolt az adatok tárolásra SharePoint listákat használni az Excel fájlok helyett?
A részletekért kattintson címekre!
1. Egyetlen igazságforrás
A felhasználók saját másolatot készíthetnek az Excel fájlokról és emiatt az adatok frissítése nem lesz konzisztens, mivel egyes felhasználók rossz példányban rögzítik az új adatokat. A fájlokat emailben továbbíthatják, így az adatok frissítése a másolatban történik, nem pedig az eredti fájlban. A SharePoint lista esetében nincs másolatkészítésre vagy továbbításra lehetőség, az adatok mindenen esetben ugyanabba a listába kerülnek fel, így garantálható, hogy csak egyetlen igazságforrása van az adatoknak.
2. Hatékony jogosultságkezelés
Excel esetében nem megoldható, hogy adatok egy-egy részéhez a felhasználóknak különböző jogosultságokat állítsunk be. Ha felhasználó szerkesztési jogot egy fájlhoz, akkor minden abban tárolt adatot tud módosítani, akár törölni is, még az alkalmazott képleteket is, amely hibás számításokhoz vezethet. A SharePoint listák esetében sokkal részletesebben lehet szabályozni a felhasználók engedélyeit. Alapértelmezetten a listák szerkezetét (oszlopok nevét és a tárolt adatok típusait) nem tudják módosítani a felhasználók. Akár listaelemenként is beállítható, hogy melyik felhasználó milyen jogosultsággal rendelkezzen: megtekintés, szerkesztés vagy ne is lássa az elemet. Ezzel biztosítható a legkisebb jogosultság elve, vagyis, hogy mindenki csak ahhoz és olyan mértékben fér hozzá, amihez és amilyen mértékben a munkájához ténylegesen szükséges.
3. Kontrollált adatbevitel
A SharePoint-lista esetében űrlap létrehozásával irányíthatja a felhasználókat, hogy a szükséges információkat a megfelelő formában adják meg. Az űrlap egyben felhasználóbarát adatbeviteli felületet biztosít: magyarázó szövegek, súgólehetőségek, legördülő listák, választási lehetőségek, dátumválasztó, alapértelmezett értékek, érvényesítési feltételek, egyéni hibaüzenetek segítségével.
4. Jobb adatintegritás
A SharePoint jobb szolgáltatást biztosít az adatok integritásának és bizalmasságának tekintetében. A verziókövetéssel pontosan nyomonkövethető, hogy melyik elemet, melyik felhasználó hogyan módosította. Ez egyben lehetővé teszi, hogy az adott elem visszaállítható legyen egy korábbi állapotára. A nézetek és űrlapok segítségével szabályozható, hogy a felhasználók egyes csoportjai az elemek milyen adatihoz férhetnek hozzá (pl. egy adott felhasználó a listában személyek nevét láthatja, a születési dátumukat viszont már nem.
5. M365 integráció
A SharePoint listák nagyon jól integrálhatóak az M365 programcsomag többi elemével, és egy üzleti alkalmazás adatforrásaként szolgálhatnak, helyet biztosítva dinamikus információk tárolására, amelyhez a Power Apps biztosítja az adatbeviteli, a Power BI az elemzési és adatvizualizációs, a Power Automate pedig az adatfeldolgozási réteget.